De tweetalige vergadering: wie spreekt, wie zwijgt, en in welke taal

Een teamvergadering in een Brussels kantoor begint in het Frans, omdat de verantwoordelijke ze in het Frans opende. Na tien minuten stelt een Nederlandstalige collega een vraag in het Engels, uit beleefdheid, om zijn taal niet op te dringen. Twee anderen gaan in het Engels verder. De beslissing valt in een mengeling van de drie, en het verslag vertrekt in het Frans. Niemand heeft iets beslist, en iedereen heeft gevolgd.

Drie weken later past een deel van het team een andere versie van de beslissing toe. De eerste reflex is er een ‘taalprobleem’ in te zien. Dat klopt soms, en is vaak handig.

Volgen is niet kunnen tegenspreken

De kloof die telt, ligt niet tussen wie begrijpt en wie niet begrijpt. In een Brussels team begrijpt bijna iedereen bijna alles. De kloof ligt tussen wie bezwaar kan maken en wie alleen kan instemmen.

Argumenteren in een taal vraagt een veel hoger niveau dan volgen. U moet nuanceren, terugkomen op wat u net zei, de formule vinden die een meningsverschil uitdrukt zonder aan te vallen — en dat in real time, voor collega’s. Een Franstalige medewerker die perfect een instructie in het Nederlands ontvangt, kan niet noodzakelijk op dat moment en in die taal zeggen: ‘ik geloof niet dat dit zal werken, en dit is waarom’.

Het resultaat is een stilte die de leidinggevende als akkoord leest. Er gebeurt niets in de vergadering; alles gebeurt drie weken later.

De regel die daaruit volgt, is eenvoudig uit te spreken en ongemakkelijk toe te passen: kies de taal waarin de minst vlotte deelnemer nog nee kan zeggen, en kondig die aan bij het openen van de vergadering in plaats van ze te laten ontstaan.

Engels: neutraal of verarmd terrein

Veel gemengde teams hebben hun oplossing gevonden: het Engels. Het bevoordeelt geen van beide gemeenschappen en verwelkomt meteen ook de collega’s van elders. Het is vaak een goede oplossing.

Ze heeft een kost die men minder ziet. Wanneer niemand in zijn moedertaal werkt, verliest iedereen wat nuance, en net die nuances dragen een beleefd meningsverschil, een voorbehoud, een ‘ja, maar niet nu’. Vergaderingen in het Engels tussen niet-moedertaalsprekers zijn vaak korter en consensueler; ze zijn niet altijd duidelijker.

Het goede gebruik bestaat erin het Engels te reserveren voor wat het nodig heeft — de brede vergadering, het gedeelde document — en het Frans of Nederlands niet te verbieden wanneer een subgroep in de eigen taal sneller en verder kan.

De vergadering minder afhankelijk maken van het gesproken woord

Taal weegt zwaarder naarmate de vergadering op spontane inbreng steunt. Drie handelingen verkleinen dat aandeel zonder iets op te leggen:

• eerst laten schrijven, dan laten spreken: twee minuten waarin iedereen zijn standpunt noteert, in de taal van zijn keuze, vóór het rondje langs de tafel;
• eerst wie het minst spreekt bevragen, en uw eigen mening als laatste geven;
• afsluiten met een schriftelijke lijst — wat beslist is, wie het doet, tegen wanneer — hardop voorgelezen vóór iedereen de zaal verlaat.

Het zijn basistechnieken van doeltreffend vergaderen, en ze tellen in een tweetalig team zwaarder dan waar ook.

Wat de taal niet verklaart

Een laatste voorzorg is nodig. In België is taal een beschikbare, zichtbare verklaring, en ze trekt problemen aan die niet de hare zijn. Drie bronnen van wrijving worden vaak verward:

• de taal — de persoon heeft niet de middelen om te zeggen wat hij denkt in het gevraagde register;
• de beroepscultuur — de persoon heeft de middelen, maar vindt dat het niet aan hem is om het te zeggen, of niet op die manier;
• de persoon — het meningsverschil gaat over de inhoud, en zou in een eentalig team hetzelfde zijn.

Alle drie leveren dezelfde stilte op. Ze vragen niet dezelfde antwoorden. Daar zijn instrumenten zoals DISC nuttig: ze verschuiven het gesprek van ‘het is een kwestie van gemeenschap’ naar ‘zo wil deze persoon een bezwaar ontvangen’.

De toets is eenvoudig: stel dezelfde vraag één-op-één, in de taal waarin de persoon zich het best voelt. Komt het bezwaar dan wel, dan was het beschikbaar en lag het aan de taal. Komt het ook dan niet, dan ligt het onderwerp elders — en een individuele coaching is soms de juiste plek om het te vinden.